FAQ

Hoe kunnen we als OR effectiever aan de slag?

‘Zo, dat hebben we snel gedaan, het conceptadvies is besproken in de OR-vergadering, na deze laatste aanpassingen is het definitief. Wel jammer dat we agendapunt vier, vijf en zes voor de zoveelste keer hebben door geschoven. En dat we nog niet zijn toegekomen aan de reorganisatie-aanvraag …’ 

Hoe zorg je er nu eigenlijk voor dat je wél alles binnen de vergadertijd kan bespreken?

Een goede voorbereiding van de vergadering en een goed overzicht in het werk helpen hierbij. Scrum is een methode om projectmanagement flexibel vorm te kunnen geven. Dan werk je met een scrumbord dat bestaat uit vier lijsten, waaronder de zogeheten ‘Backlog’ en ‘definition of done’. Een Backlog is simpel gezegd een grote takenlijst die op basis van prioriteit is ingedeeld. De definition of done is de omschrijving waaraan de taken, op de backlog, aan moeten voldoen wanneer ze opgeleverd worden. Ofwel: wanneer ze klaar zijn om te bespreken in de OR-vergadering. Dit dien je voorafgaand aan de taakverdeling te bepalen. 

Hoe doe je dit nu? 

Je start met het maken van een takenlijst, bijvoorbeeld van alle stappen die de OR gaat zetten in een adviestraject, bij achterbancommunicatie of bijvoorbeeld een jaarverslag.. Deze taken zet je onder elkaar en deel je in op prioriteit.

De belangrijkste taken staan bovenaan en de minst belangrijke taken bungelen onderaan. Voordat je de taken verdeelt, bepaal je van de taken de definition of done: wat zijn de verwachtingen? Wat is het ‘eisenlijstje’? Kortom: Waar moet het ‘eindproduct’ aan voldoen voordat het besproken kan worden in de OR-vergadering.

Drie tips voor meer rendement:

  • Houd je alleen bezig met de belangrijke zaken! 
  • Een taak die half af is, kost altijd energie. 
  • Vier de successen!

Start met het verdelen van taken, verdeel alleen de taken die boven aan jullie takenlijst staan.  

Zorg ervoor dat de werkbelasting niet te hoog is. Zo kunnen alle OR-leden binnen de afgesproken tijd, bijvoorbeeld twee weken, de taken ook daadwerkelijk af krijgen. 

Kom in de flow en geniet van de tijd die jullie overhouden door een goede voorbereiding, duidelijke verwachtingen en minder herstelwerkzaamheden.

Wanneer is een ondernemingsraad (OR) verplicht?

Een OR is verplicht wanneer er vijftig medewerkers of meer in de onderneming werkzaam zijn. De grote van de OR hangt af van het aantal medewerkers die in de onderneming werkzaam zijn. De Wet op de Ondernemingsraden (WOR) geeft de grote van de OR aan. Hiervoor dien je eerst het aantal medewerkers te bepalen:

  • Personen die werkzaam zijn op basis van een arbeidsovereenkomst of aanstelling ongeacht de duur (bepaalde of onbepaalde tijd)
  • Uitzendkrachten die ten minste 24 maanden in de onderneming werkzaam zijn. 
  • Werknemers die in de eigen onderneming een arbeidscontract hebben maar elders dan in de eigen organisatie werkzaam zijn. 
  • Personen die in overleg tussen bestuurder en OR aangemerkt zijn als in de onderneming werkzame personen. 

De ondernemer is verplicht zich in te spannen een OR in te stellen. Ook bij onvoldoende animo behoudt hij de verplichting zich, op een later moment, in te spannen tot het instellen van een OR. 

Wanneer een bijzondere ondernemingsraad (BOR)?

Bij de fusie van twee ondernemingen zijn er twee ondernemingsraden betrokken. Er kan gekozen worden om tijdens het fusieproces een bijzondere ondernemingsraad (BOR) in te stellen die bevoegdheden rondom de fusie uitoefent. 

In de Wet op de Ondernemingsraden WOR zijn er geen wettelijke oplossing voor een dergelijk fusieproces. Op basis van artikel 32 WOR kan er een ondernemingsovereenkomst vastgesteld worden tussen de OR en bestuurder. Hierin worden de bevoegdheden van de ondernemingsraad uitgebreid met een bijzondere ondernemingsraad (BOR). Dit moet schriftelijke worden vastgelegd en kan afspraken bevatten over de toepassingen van de wettelijke bepalingen.

De bijzondere ondernemingsraad (BOR) behandelt de alle stukken omtrent de fusie. Alle stukken die nog over de eigen onderneming gaan kunnen behandeld worden in de eigen OR. De bijzondere ondernemingsraad (BOR) blijft functioneren tot dat er binnen de nieuwe onderneming een nieuwe OR verkozen is. 

Tevens wordt een bijzondere ondernemingsraad (BOR), gezien de rechtspraak, beschouwd als een volwaardige OR, die ook de mogelijkheid heeft om in het recht te treden. 

Een aantal aandachtspunten voor de instelling van een BOR

  • Faciliteiten regelen voor de BOR- leden.
  • Aantal leden bepalen.
  • Reglement voor de BOR.  
  • Duidelijke afspraken met de BOR en de OR’en over de taakverdeling.
  • Met de bestuurder afspreken welke gesprekspartners de verschillende OR’en krijgen, hierover kun je zelf al een voorstel doen richting de bestuurder. (Let op: de gesprekspartners moeten wel bevoegd zijn om beslissingen te nemen en zaken toe te kunnen zeggen aan de BOR).
  • Nadenken over de medezeggenschapsstructuur voor na de BOR. 
  • Ambtelijke ondersteuning voor BOR regelen. 
  • Communicatieplan maken voor de communicatie binnen de BOR en de OR’en. Dat de onderwerpen niet dubbel besproken worden maar wel iedereen op de hoogte is wat waar besloten is. 

Wat kan de OR doen bij een hoge psychosociale arbeidsbelasting (PSA)?

Onder psychosociale arbeidsbelasting verstaan we werkstress, pesten, agressie, seksuele intimidatie en geweld. Sinds 2007 is het in de Arbowet opgenomen met de verplichting aan de werkgever om grensoverschrijdend gedrag en werkdruk te voorkomen.

De ondernemingsraad zorgplicht onder andere over de arbeidsomstandigheden, dus ook een actieve rol bij het voorkomen van psychosociale arbeidsbelasting.

  • De ondernemingsraad kan psychosociale arbeidsbelasting signaleren en bespreekbaar maken met de bestuurder.
  • De ondernemingsraad kan op basis van zijn informatierecht vragen naar de sociale informatie.
  • De ondernemingsraad kan checken of in de RI&E de psychosociale arbeidsbelasting is opgenomen, met het plan van aanpak.
  • Het huidige beleid kritisch beoordelen.
  • De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht op de plannen van aanpak van de RI&E en dus ook op de aanpak van de psychosociale arbeidsbelasting
  • De ondernemingsraad kan in het MTO vragen laten opnemen die specifiek naar de psychosociale arbeidsbelasting vragen.
  • Vanaf 1 juli 2017: In het overleg met de preventiemedewerker en de bedrijfsarts psychosociale arbeidsbelasting op de agenda zetten.
  • Achterban bijeenkomsten organiseren om zelf informatie te vergaren.
  • De ondernemingsraad kan gebruik maken van het initiatiefrecht Art. 23.3 WOR om voorstellen te doen voor beleid.

 

Mag de opgelegde geheimhouding de OR tegenhouden achterbanbijeenkomsten te organiseren?

Art. 20 WOR regelt de geheimhoudingsplicht van ondernemingsraden. Hierin wordt omschreven dan de bestuurder terughoudend moet omgaan met opgelegde geheimhouding.

Wanneer de geheimhouding voor de uitoefening van de taken van de ondernemingsraad een belemmering wordt, vraagt de ondernemingsraad eerst de bestuurder de geheimhouding op te heffen. Wanneer de bestuurder dit niet wil doen kan de ondernemingsraad de kantonrechter vragen de geheimhouding op te heffen.

Zodra het voorgenomen besluit voldoende is uitwerkt is ‘angst voor onrust in de organisatie’ op zichzelf een onvoldoende reden voor geheimhouding. Het is dan raadzaam om als ondernemingsraad met de bestuurder in gesprek te gaan op welke wijze het tijdig delen van de informatie kan zorgen dat onrust voorkomen wordt. 

Rol van de ondernemingsraad (OR) omtrent de uitbreiding van de arbowet

Per 1 juli 2017 is de Arbowet gewijzigd. Meer mogelijkheden voor de OR:  

  • De ondernemingsraad heeft instemming op de persoon en positionering en van de preventiemedewerker. Wanneer een bestuurder zonder instemming van de ondernemingsraad de preventiemedewerker benoemt kan de ondernemingsraad de nietigheid van het besluit inroepen en vervangende instemming vragen aan de kantonrechter. 
  • Overleg tussen de ondernemingsraad en de preventiemedewerker en bedrijfsarts is wettelijk vastgelegd. Hierdoor krijgt de ondernemingsraad meer invloed op preventie en verzuim.
  • De eisen die aan de Arboarts worden gesteld zijn gewijzigd, dit heeft invloed op het contract met arbodienstverlener. De ondernemingsraad dient te toetsen, bij het verlenen van instemming, of het contract aan de nieuwe eisen voldoet. 

Wat is de rol van de ondernemingsraad (OR) bij een pilot van 1 jaar?

Het kan strategisch handig zijn om als ondernemingsraad niet de duur van de pilot af te wachten met het geven van een advies. Zeker niet wanneer het een ‘blauwdruk’ is voor de rest van de organisatie. In periode dat de pilot draait zal de aanpak naar alle waarschijnlijkheid regelmatig worden bijgesteld. Dit worden ook wel mijlpalen genoemd. Direct aanhaken en afspraken maken met de bestuurder over de rol en betrokkenheid van de ondernemingsraad is cruciaal. De ondernemingsraad kan ook ongevraagd advies geven of een ongevraagd advies ombuigen naar een initiatiefvoorstel.

Een klein stappenplan:

  • Bepaal de visie van de ondernemingsraad op de pilot.
  • Bespreek het spoorboekje van de bestuurder en het moment waarop de ondernemingsraad betrokken wil worden en op welke wijze.
  • Ook op de momenten dat er bijgesteld gaat worden (de mijnpalen) wil je als ondernemingsraad betrokken zijn en invloed hebben! (advies geven dus).
  • De ondernemingsraad kan afspreken om aan het einde van de pilot een overall. advies te geven, met name gericht op de mogelijke implementatie in de rest van de organisatie.  
  • Claim op alle uitvoeringsbesluiten het volwaardige adviesrecht.
  • Geen ongevraagd advies.
  • Leg de afspraken over het traject vast in een ondernemersovereenkomst art.32 WOR. 

Hoe vergroot de ondernemingsraad (OR) zijn rol bij de benoeming van een nieuw bestuurslid?

Het adviesrecht van de ondernemingsraad bij benoeming en ontslag van een bestuurder is opgenomen in Art 30. WOR.  Het is een beperkt adviesrecht ten opzichte van het adviesrecht in Art. 25.1 WOR.

Toch kan de OR invloed uitoefenen:

  • Bepaal als OR welke rol je in het proces wilt spelen en maak hierover afspraken met de bestuurder/ RvT
  • De OR kan een voorbereidingscommissie instellen die betrokken is bij het proces.
  • De OR kan een profielschets opstellen voor de functie van bestuurder.
  • De OR kan aansluiten bij de sollicitatiecommissie (na overleg met bestuurder/ RvT)
  • De OR kan een kennismakingsgesprek aanvragen met de kandidaten om zo tot een goed oordeel te komen over de geschiktheid van de kandidaten.
  • De OR kan altijd middels het initiatiefrecht At. 23.3 WOR zijn standpunten kenbaar maken aan de bestuurder.